Modalidades de Gestion Organizacional y los Procesos de Rendiciones de Cuentas

La manera en cómo se gestionan las organizaciones a través de sus diversas configuraciones estructurales, así también como la metodología en que se evalúan y miden su desarrollo, son dos elementos que deben estar muy relacionados. Estoy de acuerdo con la  ideología de que los procesos de rendiciones de cuentas deben ir acorde a las estructuras organizativas que imperan en la organización, considerando que esta última define el quien y como se alcanzarán los objetivos institucionales, del mismo modo de forma coherente, los métodos de evaluación deben seguir la misma línea.

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La teoría administrativa sostiene que las organizaciones son los ámbitos en que los recursos se transforman en resultados y que están pueden ser descritas en el modo en que organizan el uso de sus recursos, a lo que se denomina estructura. La estructura debe reflejar la situación de la organización, esto incluye, su antigüedad, tamaño, sistema de producción, grado de complejidad y dinamismo de su medio ambiente. Así también, como los espacios de control, tipos de formalización y descentralización y los sistemas de planeación. Lo cierto es que estos y otros elementos de diseño organizacional deben configurarse de manera lógica y acorde a la naturaleza de la empresa y de los productos y/o servicios que en ella se producen. No existen estructuras ni configuraciones correctas, están aquellas que mejor se adapte a los fines de la organización y que facilite los mecanismos  adecuados por los cuales coordinan sus actividades y los parámetros que utilizan para diseñar sus contingencias, o factores situacionales.

La manera en que al interior de las organizaciones se planifica la asignación de recursos y los procesos de trabajos a fin de producir productos  concretos,  se conoce como modalidad organizativa.  Dichas modalidades depende de la configuración de las estructuras y establece los procesos de asignación de responsabilidades, misma que implica la posibilidad de establecer prácticas de rendición de cuentas. Se identifican  al menos tres modalidades de gestión: la primera, denominada  operativa, corresponde a lo que se conoce como  “orientación a procesos” mientras que las dos restantes, “por proyectos” y “por programas” se refieren a la orientación de la organización del trabajo en función de los resultados.

Las organizaciones en las que predomina la gestión por proyecto u orientadas a resultados, se caracterizan por ser  muy flexibles en cuanto a la asignación de los recursos. El principal criterio de evaluación de la gestión es  la relación entre los recursos empleados y los productos logrados oportunamente, enfocándose en  la eficiencia.  Las relaciones entre los miembros de las estructuras organizativas  se establecen entre roles y no entre personas y suele existir bastante flexibilidad en cuando a qué persona desempeñe cada rol en cada momento. Bajo esta modalidad la cultura organizacional que predomina es; la valoración en  el logro de resultados como criterio para la asignación de los recursos y la toma de decisiones, la flexibilidad en el desempeño de las funciones, el respeto por las jerarquías de las funciones al interior de los proyectos, el cumplimiento de plazos por sobre el de rutinas, la aceptación del cambio de prioridades en respuesta a circunstancias del entorno, el logro de productos y resultados, más que el respeto por los procedimientos de la parte operativa de la organización y, finalmente, los resultados logrados más que la forma en que se los ha logrado.

En la modalidad de gestión por programa la asignación de recursos es mixta, toda vez que parte de la misma, se realiza con el fin de disponer de capacidad instalada de coordinación y articulación según la modalidad operativa, y  es por proyecto, mediante se aplica el grueso de los recursos y se logran los resultados, es una modalidad hibrida entre la orientación a procesos y resultados.

En tal caso  la mejor modalidad y la más adecuada en cada caso organizacional, será  la que, a la larga, resulte más eficiente para la organización. La modalidad organizativa que configure la organización influirá en gran medida en la manera como se planifique y como se realice las evaluaciones, es decir, las rendiciones de cuentas.12jpg

La rendición de cuentas es el proceso mediante el cual se informa a una tercera persona, sobre tres aspectos: los productos logrados, los recursos utilizados para ello y la actividades mediante se usaron los recursos asignados. Entonces  de acuerdo a la naturaleza de los procesos y los términos de las relaciones entre quienes deban rendir cuentas y los que puedan exigirla, pueden identificarse, dos modalidades: a) la rendición de cuentas por el logro de resultados) y b) por la ejecución de procesos. La rendición de cuentas orientada a resultados, el criterio principal de la asignación de la responsabilidad y sobre lo que se exige y presenta información es el conjunto de productos logrados mediante el uso de los recursos asignados, aunque también debe rendirse cuentas por la forma en que las actividades se han realizado y tales recursos hayan sido empleados. En la rendición de cuentas por procesos el criterio objeto principal sobre el que se informa en la rendición de cuentas es la medida en que se ha logrado producir disponibilidad de capacidad de producción, no logro de productos, resultados ni efectos.

Ambas modalidades de rendición de cuentas  establecen vínculos distintos entre principales exigidores de cuentas, y agentes, rendidores de cuentas y que ambas modalidades deben coexistir en las organizaciones, toda vez que dependen, en buena parte, de la naturaleza de las actividades y de las reglas de juego imperantes. Puntualizando esto, la coherencia que debe existir a lo interno de la organización, cuando se habla de estructuras, planificación y rendición de cuentas. Incluso cuando coexistan diferentes modalidades  en una misma organización.

A partir de las teorías y visiones planteadas, se ha pretendido de forma intencional, relacionar los conceptos: estructuras organizativas, modalidades de gestión organizacional y rendiciones de cuentas con el objetivo de mostrar cuan vinculadas están todas y que las mismas deben ser coherentes al momento de aplicarla en la práctica organizacional. Cuando una organización adopta una configuración especifica, determinada por la etapa en la que se encuentra; sea nueva, de crecimiento o madura, el tamaño y tipo  de unidades organizativas que incorpora, así como también los mecanismo de coordinación por lo que se rige para la consecución de las actividades,  esto influye y dicta la forma en que se planifica la organización. La planificación es la  acción de programar que actividades se harán, en que tiempo y con cuales recursos, es una actividad estratégica y operativa que facilita el logro de los objetivos de la organización.

En este sentido los sistemas de control que la organización diseñe, deben estar relacionados directamente con la estructura, de modo que las unidades organizativas se les evalué por el modo en que están planificadas sus actividades y objetivos. Por ejemplo, citamos el caso de una empresa nueva, donde la estructura es sencilla, posee un grupo de operadores que desempeña el trabajo básico, con  uno o pocos gerentes ejecutivos, donde uno de los cuales domina a través de la unidad que dirige, que suele ser el propietario y donde el personal de apoyo es mínimo. Poco del comportamiento en este tipo organización es formalizado y el uso de la planeación, capacitación o mecanismos de enlace es mínimo. La ausencia de estandarización significa que la estructura es orgánica y con poca necesidad de analistas. Toda  la coordinación es manejada en la cúpula o dirección de la empresa, para mantener la estructura ligera y la organización flexible. La estructura es vertical y altamente centralizada y las decisiones provienen desde arriba. En este tipo de estructuras, la evaluación de las actividades a través de la rendición de cuentas, debe enfocarse en los resultados logrados, en ausencia de métodos de trabajos estandarizados, no es posible valorar al personal que está debajo de la dirección, por la forma que realiza sus tareas, es decir, por sus procesos de trabajos, más bien el modo que corresponde planificar y evaluar la plantilla es, a través de una modalidad orientada a los resultados, es decir, por los objetivos logrados.

Para tal caso, se concluye que la configuración de la organización influye en cierta medida como se percibe los objetivos logrados; si a través de sus procesos de trabajo o a través de sus resultados. Es por tales razones que los diseños o modalidades de gestión organizacional están vinculados a los sistemas de evaluaciones o rendiciones de cuentas. Es necesario resaltar que las configuraciones estructurales, las modalidades organizativas, entre otros elementos organizacionales, varían según la etapa y el tipo de empresa, ninguna se implementan de manera al azar, ni existe una forma correcta y otra incorrecta. Solo se trata de diseñar una estructura que mejor  responda a las necesidades y objetivos de la organización  y que la misma cambie o evolucione cuando lo entienda necesarios. Esto mismo  se plantea para las modalidades de planificación y rendiciones de cuentas; que las mismas sean coherentes con las estructuras organizacionales y den respuesta al objetivo misional de toda empresa, la  producción de valor.

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